Cómo contestar el teléfono, tips para hacerlo como un profesional.

por Erika Martínez Yépez

El teléfono es una de las principales herramientas de comunicación que tienen las empresas para estar en contacto con sus clientes y proveedores. Si en tu empresa aún son muchas las llamadas telefónicas que recibes pero no cuentas con un protocolo establecido sobre cómo contestar el teléfono, toma en cuenta los siguientes tips.

Primero que nada todos en tu negocio necesitan saber cómo responder al teléfono profesionalmente, no solo la recepcionista o el representante de cliente. Y es que nunca se sabe cuándo la persona que deba contestar el teléfono no podrá hacerlo y alguien más tenga que intervenir. Recuerda que la forma en que se contesta el teléfono de tu negocio o empresa formará la primera impresión de tus clientes.

Tips para contestar el teléfono de tu empresa

Si tienes que contestar el teléfono no dudes en poner en práctica estos consejos que te ofrecemos para hacerlo de la mejor forma.

Responde lo antes posible. Todas las llamadas entrantes deben contestarse antes del tercer timbre.
La importancia de la voz. Al contestar el teléfono debes ser cálido, profesional y entusiasta. Y es que tu voz al teléfono es a veces la única impresión de tu empresa que recibirá la persona que llama.
Da la bienvenida. El primer paso para contestar una llamada en el teléfono de la empresa es responder con el saludo e identificarse ante el cliente para que así sepa perfectamente con quién está hablando. Inmediatamente después, pregunta cómo puedes ayudarlo.
Cuida el lenguaje. Habla lenta y claramente al contestar el teléfono y mantén moderado el volumen de tu voz, para que la persona que llama pueda entender todo fácilmente.
Anota todo. Debes tomar los mensajes de manera completa y precisa. Si hay algo que no entiendes o no puedes deletrear, como el apellido de una persona, pídele a quien llama que lo repita o lo deletree por ti, luego asegúrate de que el mensaje llegue al destinatario deseado.
Cuidado con los tiempos de espera. Siempre pregunta a la persona que llama si puede esperar en línea, esto no debe durar mucho tiempo y de ser necesario brinda informes de progreso cada 30 o 45 segundos.
Nunca uses alta voz. Contestar las llamadas con manos libres o altavoz, provoca que se pierda la concentración en la llamada y ésta pierde su condición de privacidad. El altavoz solo debe utilizarse cuando se necesita más de una persona en llamada.
Revisa el contestador. Si en tu empresa utilizan un contestador automático, se debe revisar de forma constante. Además debes asegurarte de tener un mensaje profesional grabado.
Todos deben contestar igual. Capacita a todos los demás que puedan contestar el teléfono para que respondan de la misma manera. Puedes comprobar cómo se responde el teléfono de tu empresa llamando y viendo si se responde de manera profesional.
Contesta siempre con una sonrisa. Y es que aunque no se nos vea físicamente transmitimos una serie de emociones al interlocutor. Contestar sonriendo siempre da un tono más amable y positivo a nuestra voz.

Esto son solo algunos sencillos consejos que puedes seguir para contestar el teléfono de tu empresa. Recuerda que también puedes recibir asesoría de un profesional para que te proporcione un manual que se adapte al giro de tu negocio y tus necesidades.

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