Etiqueta en reuniones virtuales: que sí y que no hacer.

por Erika Martínez Yépez

Las videollamadas llegaron para quedarse tanto en el mundo laboral como en el social. Y es que se convirtieron en un medio muy útil para trabajar a distancia y mantenerse en contacto con compañeros de trabajo y hasta con familiares.

Sin lugar a dudas, las videollamadas resultan más atractivas y eficaces para la comunicación entre los equipos de trabajo, no obstante pese a la facilidad de comunicación, no siempre es sencillo entender al otro y en ocasiones las juntas se vuelven tediosas si no se respetan las normas básicas.

Y es que las también conocidas como videoconferencias suelen plantear más exigencias no solo porque requieren de una buena conexión a internet, sino porque los participantes necesitan seguir algunas reglas de etiqueta o protocolos para evitar interferencias y barreras en la comunicación.

10 reglas de etiqueta para las videollamadas

Para generar un entorno laboral cómodo y saludable y evitar inconvenientes te recomendamos los siguientes tips para el trabajo a distancia:

Vestirse de manera adecuada. Se debe utilizar vestimenta casual aunque apropiada. Lo ideal es adaptar tu apariencia a la persona que con la que tendrás la videollamada.
Probar cámara y micrófono con anticipación. Puede parecer algo obvio pero generalmente desconocemos el estado del audio y el video hasta el momento de la conexión.
Cuidar el encuadre. Evita llenar la pantalla con tu rostro y opta por encuadres que vayan de la mitad de tu pecho hacia arriba.
Silenciar el micrófono cuando no se habla. Durante las videollamadas grupales puede resultar difícil entender al otro entre el sonido ambiente, el atropello por hablar y la mala conexión a internet. Por lo tanto, si sabes que no vas a hablar ni a preguntar nada en un lapso de tiempo lo mejor es apagar el micrófono.
Homologar el uso de la cámara. Todos en la reunión deben mantenerse con la cámara encendida o apagada según sea el caso, pero se debe evitar hacer diferencias en este sentido pues se genera una asimetría en la comunicación
No hablar todos al mismo tiempo. Esperar a que el otro termine de hablar para comenzar nosotros, es de vital importancia ya que toda llamada on line tiene una demora o delay.
Cuidar el fondo. Debemos buscar un fondo lo más neutro y sencillo posible ya que uno lleno de objetos puede ser un distractor para los demás. Evita usar los fondos preestablecidos, a menos que sea uno personalizado con la imagen de tu empresa.
Enfocarse en la videollamada. No hacer otras cosas mientras estamos en cámara es fundamental para el respeto mutuo. Y es que no es de buena educación digital hacer otras cosas mientras estamos conectados.
Llevar un orden. Cuando una videollamada sea con varias personas al mismo tiempo, es importante que una persona dirija la reunión y lleve el orden de los temas.
Saludar con alegría. Hay que recordar que para efectos prácticos es como si la gente estuviera en la misma sala de juntas que tú. Así además, ayudarás a los compañeros que puedan tener una baja de energía en ese momento.

No olvides seguir todas estas reglas de etiqueta para tu próxima reunión virtual.

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